Hogyan szervezzünk találkozót a munkahelyen

"Ha egy szóval meg kell határozni, hogy az emberi faj miért nem érte el és soha nem fogja elérni teljes potenciálját, akkor ez a szó" újraegyesülés "lesz." Így mondta a humorista, Dave Barry, és sokan egyetértenek. De nem kell ilyennek lennie. Íme néhány tipp a munkahelyi jó értekezlet előkészítéséhez.

Objektíven kezdje és fejezze be

A produktív találkozó megszervezése nem fejlett tudomány. Mint Teri Schwartz tanácsadó megjegyzi, ennek nagy része abból áll, hogy minden értekezletet céllal indítanak és vezetnek, és a továbbhaladás tervével zárják. Problémák merülnek fel, ha ezt figyelmen kívül hagyják. "Olyan, mintha repülővel repülne" - mondja. "A legtöbb baleset felszálláskor és leszálláskor történik."

Válasszon vezetőt

Néhány évvel ezelőtt az USA-ban, Clevelandben a KeyCorp bank új alapelvet fogadott el: mindig jelöljön ki valakit a vezetésre. "A legrosszabb az a találkozó, ahol nincs felelős személy" - mondja Charles Hyle, a bank ügyvezető alelnöke és kockázatkezelési vezetője. - Sikító versengéssé válik.

Gondolj kicsiben

Legyen reális, mit tehet. "Nem lehet egy óra alatt megoldani a világ éhségét" - mondja Teri Schwartz. Hasonlóképpen tartsa kézben a résztvevők számát, hogy ösztönözze a vitát. "Ha túl sok ember van a szobában, mindenki hallgat" - mondja Hyle.

Közvetlen

"Az emberek utálják, amikor nem tudják elvégezni a munkájukat, mert el kell menniük valakinek a találkozójára" - mondja Michael Feiner professzor, az Egyesült Államok Columbia School of Business-jéből. Ezért bátorítson másokat beszédre és részvételre, különösen az alacsonyabb rangúakra. "Hinniük kell abban, hogy a találkozó nem ilyen és olyan, hanem" a miénk "- mondja Feiner.

Hozza létre a részvétel szabályait

Mindenkinek tudnia kell, hogy ki jegyzetel és hogyan hoz döntéseket. Ne feledje, hogy a konszenzus általában rossz. "Ez azt jelenti, hogy nincs elég párbeszéd vagy vita - mondja Feiner -, és mindkettő minden innovatív szervezet alapja." Jon Petz, a Boring Meetings Suck című könyv szerzője azt javasolja, hogy a jövőbeni feladatokat ossza el az elmúlt öt-tíz percben, majd ismételje meg őket egy csoportos e-mailben a félreértések elkerülése érdekében.

A szervezés az alapja az ötletek sikeres bemutatásának és megvitatásának. Ha nincs tervezés, a találkozó nem lesz érdemes. Gondoljon a szervezetre, mint első tennivalóra, és meglátja, mennyire lesz eredményes a találkozója. De ha nem szervezett ember, kezdje az asztal megjavításával. Jó gyakorlat lesz!